Ochrana osobních údajů

Správcem osobních údajů je TAPP Studio s.r.o., IČO 23839074, DIČ CZ23839074, se sídlem Národní třída 3687/42, 695 01 Hodonín, Česká republika (dále „my“). Službu ZaFakturujTo.cz (web a mobilní aplikace) provozujeme my.

Ve věcech ochrany osobních údajů nás kontaktuj na info@zafakturujto.cz (telefon +420 731 409 210). Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali.

Rozlišujeme dvě situace:

• Údaje o tobě jako o uživateli služby (registrace, tvoje firma, předplatné, provoz a zabezpečení aplikace, měření používání, e-maily od nás). U nich jsme správcem my a týká se jich tento dokument celý.
• Údaje, které do služby vkládáš o jiných lidech (odběratelé, dodavatelé, kontaktní osoby, údaje na dokladech, bankovních transakcích, účtenkách a přijatých fakturách). U nich jsi správcem ty a my jsme zpracovatel, který je zpracovává na tvůj pokyn. Podmínky tohoto zpracování jsou ve zpracovatelské smlouvě, která je článkem 16 obchodních podmínek. Na tyto údaje se tento dokument vztahuje jen v částech o zabezpečení (oddíl 11), zpracovatelích (oddíl 4), době uchování (oddíly 6 a 7) a předání mimo EU (oddíl 5).

Pokud jsi odběratel nebo dodavatel někoho, kdo ZaFakturujTo.cz používá, a máš dotaz ke svým údajům, obrať se na něj. My ti pomůžeme jen tak, že tvou žádost předáme uživateli (správci). Podrobnosti jsou v oddíle 8.

U každého účelu uvádíme údaje, právní základ a dobu uchování. Co zůstane po smazání účtu, shrnuje oddíl 7.

3.1 Účet a přihlášení

• Údaje: e-mail, jméno, příjmení, heslo (uložené výhradně ve službě Amazon Cognito v nevratné podobě, my ho neznáme), nastavení dvoufaktorového ověření (volitelné), jazyk a čas posledního přihlášení.
• Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
• Doba: po dobu trvání účtu. Při smazání účtu hned přepíšeme e-mail neosobním označením, zablokujeme přihlášení a smažeme jméno a příjmení; ostatní údaje profilu zmizí při trvalém smazání po 30 dnech (oddíl 7). Při smazání účtu v aplikaci smažeme také tvůj přihlašovací záznam ve službě Amazon Cognito. Kdyby se to z technických důvodů nepodařilo, smažeme ho nejpozději při trvalém smazání účtu, dřív na tvé upozornění (info@zafakturujto.cz).

3.2 Firma, členové týmu a pozvánky

• Údaje: název firmy, IČO, DIČ, sídlo, bankovní spojení, kontakt, logo a podpis pro hlavičku dokladů, nastavení firmy; členové týmu a jejich role; u pozvánky e-mail pozvaného, role a jednorázový odkaz s omezenou platností.
• Právní základ: plnění smlouvy s uživatelem (čl. 6 odst. 1 písm. b); u e-mailu pozvaného oprávněný zájem uživatele a náš na tom, aby pozvánka došla tomu, koho uživatel pozval (písm. f). Pozvaný může námitku uplatnit podle oddílu 10.
• Doba: po dobu trvání účtu, poté 30 dnů (oddíl 7). Nepřijatá pozvánka platí 14 dnů a pak vyprší.

3.3 Předplatné a platby

• Údaje: tarif a stav předplatného, konec zaplaceného období, identifikátory zákazníka a předplatného ve Stripe, u nákupu v mobilní aplikaci odkaz na transakci v App Store nebo Google Play. Do Stripe předáváme e-mail, jméno, název firmy, IČO, DIČ, informaci o plátcovství DPH a zemi. Číslo platební karty nikdy nevidíme ani neukládáme, zpracovává ho Stripe (u nákupu v obchodě Apple, resp. Google). Sada RevenueCat v mobilní aplikaci se spouští při startu aplikace s anonymním identifikátorem; při nákupu nebo obnovení nákupů se propojí s identifikátorem firmy jako pseudonymním identifikátorem kupujícího.
• Jak to funguje: platby kartou na webu a předplatné spravuje naše centrální fakturační služba (provozuje ji TAPP Studio na AWS) ve spolupráci se Stripe. Zkušební období, obnovování a zrušení předplatného upravují obchodní podmínky.
• Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b); u účetních a daňových dokladů za předplatné plnění právní povinnosti (písm. c).
• Doba: údaje o předplatném po dobu účtu a 30 dnů po jeho smazání. Daňové doklady, které jsme ti za předplatné vystavili, uchováváme 10 let (zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty), účetní záznamy po dobu stanovenou zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Tato lhůta platí nezávisle na smazání účtu. Záznamy o platbách a nákupech vedou i Stripe, naše fakturační služba a RevenueCat; smazáním účtu v ZaFakturujTo je sami neodstraňujeme, řídí se zákonnými lhůtami a pravidly těchto služeb.
• Daňové doklady za předplatné vystavujeme prostřednictvím služby iDoklad (Solitea).

3.4 Zkušební doba jen jednou na osobu

• Údaje: otisk (hash, SHA-256) tvé e-mailové adresy po úpravě na jednotný tvar (malá písmena, bez části za „+“, u Gmailu bez teček), datum čerpání, kanál (web, Apple, Google), identifikátor firmy.
• Účel: zkušební dobu (7 dnů po zadání platební karty) nabízíme jednou na osobu a nechceme, aby šlo čerpat ji opakovaně smazáním účtu a novou registrací.
• Právní základ: oprávněný zájem na prevenci zneužití nabídky (čl. 6 odst. 1 písm. f). Otisk je pseudonymizovaný údaj, ne anonymní: kdo zná e-mailovou adresu, může otisk spočítat a ověřit. Slouží proto výhradně k tomuto ověření.
• Doba: 24 měsíců od čerpání zkušební doby, poté se otisk automaticky smaže. Záznam přežije smazání účtu právě proto, aby plnil svůj účel.

3.5 Podpora a komunikace s tebou

• Údaje: e-mailová a telefonická komunikace, kterou s námi vedeš, a údaje, které nám v ní sdělíš.
• Právní základ: plnění smlouvy, resp. jednání o ní (písm. b), a oprávněný zájem na řádném vyřízení a doložení komunikace (písm. f).
• Doba: po dobu vyřizování a poté jen po dobu, kterou potřebujeme pro případ sporu, nejdéle 3 roky od vyřízení (obecná promlčecí doba, § 629 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník).

3.6 Provozní e-maily

• Údaje: e-mail, jméno, obsah zprávy (ověřovací kód, obnova hesla, pozvánka, upozornění na selhání platby, upozornění 3 dny před koncem zkušební doby, odkaz ke stažení exportu, bezpečnostní upozornění, informace o změně podmínek a zásad).
• Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b); u bezpečnostních upozornění oprávněný zájem (písm. f).
• E-maily odesíláme přes Amazon SES (ověřovací kódy a obnovu hesla zajišťuje Amazon Cognito). Nejde o obchodní sdělení. Obchodní sdělení posíláme jen na základě samostatného souhlasu (oddíl 3.13).
• Doba: obsah těchto zpráv neukládáme; u dokladu odeslaného e-mailem ukládáme jen čas odeslání. Technické záznamy o provozu ukládáme podle oddílu 3.8.

3.7 Bezpečnost a záznamy o činnosti (audit log)

• Údaje: záznam o důležitých akcích v aplikaci (kdo, kdy, jaká akce a nad jakým záznamem, například vytvoření nebo úprava dokladu, přihlášení, pozvání člena), IP adresa a označení prohlížeče nebo aplikace. U pozvánky se do záznamu ukládá e-mail pozvaného a role. Záznamy vidí majitel a správce firmy v Nastavení → Zabezpečení.
• Účel: ochrana účtů a služby před zneužitím, vyšetřování incidentů, doložitelnost změn dokladů (kdo a kdy je upravil).
• Právní základ: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f).
• Doba: IP adresu a označení prohlížeče uchováváme 12 měsíců od vzniku záznamu, poté je mažeme. Zbytek záznamu (kdo, kdy, jaká akce) uchováváme po dobu existence firmy; při trvalém smazání firmy se její záznamy smažou spolu s ní. Když smažeš účet, z tvých záznamů ve firmách, které zůstávají ostatním členům, odstraníme IP adresu, označení prohlížeče a tvůj identifikátor; e-mail pozvaného, který smazal účet, se z těchto záznamů nahradí označením „smazáno“.

3.8 Technické logy

• Údaje: technické záznamy o provozu webu a rozhraní (čas požadavku, adresa, chybový stav, IP adresa) ve službě Amazon CloudWatch.
• Právní základ: oprávněný zájem na provozu, zabezpečení a diagnostice chyb (čl. 6 odst. 1 písm. f).
• Doba: 90 dnů.

3.9 Záznam o přijetí podmínek a prohlášení o podnikání

• Údaje: při registraci, při založení první firmy, při přijetí pozvánky do týmu a při potvrzení nového znění v aplikaci ukládáme, co jsi potvrdil(a): obchodní podmínky (včetně zpracovatelské smlouvy), tyto zásady a prohlášení „Registruji se jako podnikatel a ZaFakturujTo.cz budu používat pro svou podnikatelskou činnost.“ Ke každému potvrzení ukládáme čas, identifikátor verze potvrzeného znění, způsob potvrzení (registrace, založení firmy, pozvánka, mobilní aplikace), IP adresu a označení prohlížeče nebo aplikace a otisk (hash) e-mailu.
• Účel: doložit, na čem jsme se dohodli, které znění jsi přijal(a) a že službu používáš jako podnikatel (je určena jen podnikatelům).
• Právní základ: oprávněný zájem na prokázání obsahu smlouvy, uzavření zpracovatelské smlouvy a splnění podmínek pro užívání služby (čl. 6 odst. 1 písm. f).
• Doba: po dobu trvání účtu. Po smazání účtu uchováváme 3 roky (od trvalého smazání) jen pseudonymizovaný záznam: otisk e-mailu, druh a verzi potvrzeného znění, čas a způsob. IP adresu a označení prohlížeče z něj odstraníme. Tři roky odpovídají obecné promlčecí době (§ 629 zákona č. 89/2012 Sb.).
• Stávající uživatelé. Uživatele, kteří měli účet před 5. 10. 2026, požádáme o potvrzení nových podmínek a zásad dialogem v aplikaci (web i mobil). Do 21. 10. 2026 lze dialog odložit, od tohoto dne je potvrzení podmínkou dalšího používání služby. Kdo nové podmínky nepřijme, může si data exportovat a účet smazat (oddíl 7).

3.10 Odkud ses o nás dozvěděl(a)

• Údaje: odpověď na volitelnou otázku při registraci.
• Právní základ: oprávněný zájem na zjištění, které kanály fungují (čl. 6 odst. 1 písm. f). Odpověď je dobrovolná.
• Doba: uložíme ji u tvé firmy po dobu jejího trvání a poté 30 dnů.

3.11 Měření používání webu a mobilní aplikace (jen se souhlasem)

• Nástroje: Google Analytics 4 (Google) a Microsoft Clarity (Microsoft) na webu; Microsoft Clarity v mobilní aplikaci.
• Údaje: pseudonymní identifikátor v cookie nebo v aplikaci, zobrazené stránky a obrazovky, kliknutí, pohyb myši a dotyky, údaje o zařízení a prohlížeči, síťové údaje včetně IP adresy, ze kterých nástroj odvozuje přibližnou polohu. Microsoft Clarity vytváří nahrávky relací a heatmapy. To není anonymní údaj, jde o pseudonymní záznam. Do adres stránek, které nástroje čtou, nedáváme tvůj e-mail ani přístupové odkazy; předávají se v krátkodobých cookies (viz zásady cookies).
• Maskování na webu i v mobilní aplikaci: v nahrávkách se maskují citlivé údaje — obsah dokladů, jména a adresy, částky, e-maily, telefonní čísla a bankovní údaje — a vše, co píšeš do formulářových polí. Na webu ovládací prvky (menu, nadpisy, tlačítka, popisky polí, záhlaví tabulek, štítky stavů) maskované nejsou. Nahrávka z webu obsahuje také adresu zobrazené stránky, která může obsahovat číslo dokladu nebo hledaný výraz. Maskování se nastavuje v aplikaci a v projektu Clarity, proto nahrávka (na webu i v mobilní aplikaci) může zachytit i obsah, který maskovaný není. Nechceš-li to, souhlas s analytickými cookies neuděluj, nebo ho odvolej v „Nastavení soukromí“; služba funguje stejně.
• Právní základ: souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR a § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích). Bez souhlasu se nástroje nenačtou ani nespustí. Souhlas na webu dáváš v cookie liště, v mobilní aplikaci v dialogu při prvním spuštění. Můžeš ho kdykoli změnit nebo odvolat (web: odkaz „Nastavení soukromí“ v patičce, aplikace: Více → Uživatelský účet → Soukromí a analytika). Odvolání nemá vliv na zpracování před ním. Microsoft Clarity dostává signál, že reklamní úložiště je zamítnuto.
• Kde je souhlas uložen: souhlas z webu dokládáme záznamem cookie lišty (oddíl 3.16). Volbu v mobilní aplikaci (povoleno nebo nepovoleno, čas a verzi znění) ukládá aplikace jen do zabezpečeného úložiště tvého zařízení, na náš server se neodesílá.
• Doba: Google Analytics uchovává údaje nejvýše 14 měsíců. Microsoft Clarity uchovává nahrávky relací 30 dní a souhrnné heatmapy a statistiky nejdéle 13 měsíců. Cookies mají doby uvedené v zásadách cookies.

3.12 Reklamní měření a remarketing: nepoužíváme

Na webu ani v mobilní aplikaci dnes nepoužíváme reklamní cookies, reklamní pixely ani remarketing (Google Ads, Seznam Sklik, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag). Kdybychom je začali používat, spustí se jen s tvým samostatným souhlasem s marketingovými cookies a tyto zásady i zásady cookies předem upravíme.

3.13 Marketingové e-maily (jen se souhlasem)

• Údaje: e-mailová adresa, jméno, informace, zda souhlas trvá, a záznam o souhlasu.
• Právní základ: souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR; § 7 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti). Souhlas je dobrovolný, samostatný a výchozně nezaškrtnutý; jeho odmítnutí nemá vliv na používání služby. Nevyužíváme výjimku pro zasílání obchodních sdělení stávajícím zákazníkům bez souhlasu a nepíšeme na adresy získané z veřejných rejstříků ani ze seznamů třetích stran.
• Znění souhlasu: „Chci od TAPP Studio s.r.o. dostávat e-mailem novinky a nabídky ZaFakturujTo.cz. Souhlas můžu kdykoli odvolat v nastavení nebo odkazem v každém e-mailu.“ Souhlas dáváš samostatným, nezaškrtnutým políčkem při registraci nebo později v nastavení účtu.
• Jak souhlas dokládáme: ukládáme čas udělení, zdroj (registrace, nastavení účtu, mobilní aplikace), identifikátor verze znění souhlasu, IP adresu a označení prohlížeče nebo aplikace v okamžiku udělení a stejné údaje při odvolání (včetně toho, zda ses odhlásil(a) odkazem v e-mailu, nastavením, nebo zda jsi e-mail označil(a) za spam).
• Jak souhlas odvoláš: v nastavení účtu (web: Uživatelský účet → E-maily od nás, mobilní aplikace: Více → Uživatelský účet) nebo odkazem „Odhlásit odběr“ v patičce každého e-mailu. Poštovní klient s podporou odhlášení (například Gmail, Apple Mail) nabídne odhlášení jedním kliknutím; odkaz v patičce vede na stránku, kde odhlášení potvrdíš jedním kliknutím, bez přihlášení. Po odhlášení ti obchodní sdělení neposíláme. Označíš-li e-mail za spam, bereme to jako odvolání souhlasu. E-mail, který se na tvou adresu trvale nedaří doručit, se dál nepošle.
• Odesílání: přes Amazon SES z naší aplikace, z adresy novinky@zafakturujto.cz (odpovědi chodí na info@zafakturujto.cz). Odesílatelem je TAPP Studio s.r.o. (provozovatel ZaFakturujTo.cz). Každé sdělení je jasně označeno jako obchodní sdělení, obsahuje naši identifikaci a platnou adresu pro odhlášení (§ 7 zákona č. 480/2004 Sb.) a uvádí, kdy jsi souhlas udělil(a).
• Doba: do odvolání souhlasu nebo smazání účtu. Záznam o souhlasu a o jeho odvolání uchováváme po smazání účtu ještě 3 roky (od trvalého smazání) v pseudonymizované podobě (otisk e-mailu, čas, zdroj a verze znění, bez IP adresy a označení prohlížeče), abychom mohli doložit, že jsme měli souhlas nebo že jsme ho po odvolání dál nevyužívali. Jde o výjimku z pravidla smazání po 30 dnech (oddíl 7).
• Souhlas není podmínkou uzavření smlouvy ani používání služby.

3.14 Čtení dokladů umělou inteligencí (dobrovolná funkce)

• Když v aplikaci nahraješ PDF nebo fotku přijaté faktury, účtenky nebo dokladu k importu a spustíš čtení umělou inteligencí, odešle se celý soubor včetně všech údajů na něm (i údajů třetích osob) společnosti Anthropic PBC (USA), která z něj vytáhne údaje k předvyplnění formuláře. Výsledek je jen návrh, který kontroluješ ty. Na webu čtení spouštíš samostatným tlačítkem; v mobilní aplikaci se fotka účtenky nebo soubor přijaté faktury odešle ke čtení hned po vyfocení nebo výběru (upozornění je přímo u tlačítka). Bez použití této funkce se k Anthropic nedostane nic.
• Ty jsi správce údajů na nahrávaných dokladech, my jsme tvůj zpracovatel a Anthropic náš další zpracovatel (oddíl 2 a zpracovatelská smlouva). Pro nás jde o zpracování na tvůj pokyn; sami si ho k žádnému vlastnímu účelu neponecháváme. Obsah dokladů nepoužíváme k trénování modelů a Anthropic ho podle svých podmínek k trénování také nepoužívá.
• Anthropic soubor podle svých podmínek standardně maže do 30 dnů; tato lhůta se může prodloužit například při porušení zásad používání.
• Evidujeme jen počet čtení na firmu a měsíc (ochrana před zneužitím a náklady, oprávněný zájem).
• Čtení nevede k žádnému automatizovanému rozhodnutí o tobě ani o jiné osobě (oddíl 9).

3.15 Zákonné povinnosti a ochrana práv

Plníme povinnosti vyplývající z právních předpisů (účetnictví, daně, součinnost s orgány veřejné moci) podle čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR a bráníme své právní nároky podle písm. f. Údaje v takovém případě uchováváme po dobu, kterou předpis nebo promlčecí doba vyžaduje.

3.16 Záznamy o souhlasu s cookies

Abychom mohli prokázat, že jsi nám udělil(a) nebo odmítl(a) souhlas s používáním cookies a podobných technologií, ukládáme o každém tvém rozhodnutí v cookie liště záznam. Obsahuje náhodně vygenerované ID souhlasu (uložené také v cookie tapp_consent v tvém prohlížeči), čas a druh rozhodnutí, zvolené kategorie, verzi seznamu nástrojů, se kterým jsi souhlasil(a), zemi určenou z IP adresy (IP adresa samotná se neukládá), jazyk, zkrácené označení prohlížeče (do 200 znaků) a adresu stránky, na které jsi volbu učinil(a). Právním základem je plnění naší právní povinnosti prokázat souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR ve spojení s čl. 7 odst. 1 GDPR a § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích). Záznamy uchováváme 5 let od rozhodnutí. Správcem těchto záznamů je TAPP Studio s.r.o., IČO 23839074; data jsou uložena v Evropské unii (Amazon Web Services, region Frankfurt). Svou volbu můžeš kdykoli změnit nebo odvolat odkazem „Nastavení soukromí“ v patičce webu.

Údaje neprodáváme a nepředáváme je třetím stranám za účelem jejich marketingu. Pro provoz služby využíváme tyto zpracovatele a další příjemce. U každého je uvedeno, jaké údaje dostává. Jde o údaje o tobě, u kterých jsme správcem. Údaje, které do služby vkládáš o svých odběratelích a dalších osobách (kde jsme zpracovatel), zpracovávají Amazon Web Services, jen když spustíš čtení dokladů umělou inteligencí Anthropic a jen při tvém souhlasu s analytickými cookies na webu nebo s měřením používání v mobilní aplikaci Microsoft (nahrávka obrazovky z webu i z aplikace v Microsoft Clarity může zachytit i obsah, který maskovaný není, oddíl 3.11); to je zároveň seznam dalších zpracovatelů v příloze zpracovatelské smlouvy v obchodních podmínkách. Ostatní příjemci v tabulce údaje tvých odběratelů z naší databáze nedostávají.

Údaje mohou být dále zpřístupněny orgánům veřejné moci, vyžaduje-li to zákon. Příjemci, které si zvolíš ty sám (například tvé nastavené webhooky, účetní, komu pošleš doklad e-mailem, nebo služby, ze kterých na tvůj pokyn importuješ data), jsou mimo naši odpovědnost; správcem údajů je v takovém případě ty.

O změně seznamu zpracovatelů údajů, které do služby vkládáš, informujeme předem podle zpracovatelské smlouvy.

Službu provozujeme na infrastruktuře Amazon Web Services v regionu us-east-1 (Spojené státy americké): týká se to databáze, uložených souborů, správy přihlášení i odesílání e-mailů. Ke zpracování ve Spojených státech dochází také u dalších příjemců uvedených výše (Stripe, RevenueCat, Anthropic, Google, Microsoft, Expo). Záložní kopie databáze a záznamy cookie lišty jsou v Německu.

Předání se opírá o záruky podle kapitoly V GDPR: standardní smluvní doložky Evropské komise a u příjemců certifikovaných v rámci EU–US Data Privacy Framework (DPF) rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně z 10. 7. 2023. DPF platí jen po dobu, kdy je příjemce certifikován; kdyby bylo rozhodnutí nebo certifikace zrušeno, opírá se předání o standardní smluvní doložky. Kopii příslušných záruk ti na vyžádání poskytneme (info@zafakturujto.cz).

• Zálohy databáze: databáze se automaticky zálohuje (denní zálohy). Zálohy uchováváme 30 dnů, včetně kopie ve Frankfurtu (Německo). Smazaná data proto mohou po tuto dobu ještě existovat v zálohách, ze kterých se obnovuje po havárii. Po uplynutí této doby se zálohy samy přepíšou. Smazaná data ze záloh do běžného provozu nevracíme. Kdybychom službu museli po havárii obnovit ze zálohy, zajistíme, aby se smazání účtů provedené od vytvoření zálohy provedlo znovu.
• Verze souborů: soubory (PDF dokladů, přílohy, loga) ukládáme s verzováním. Když soubor přepíšeš nebo smažeš, předchozí verze zůstane v úložišti nejdéle 90 dnů a pak se sama odstraní. Při trvalém smazání účtu mažeme všechny verze souborů (oddíl 7).

• Export: svá data si můžeš kdykoli stáhnout (web: Nastavení → Export dat; mobilní aplikace: Více → Export dat). Export smí vyžádat majitel nebo správce firmy, nejvýše 3× za 24 hodin. Je to soubor ZIP s daty ve strojově čitelném formátu (JSON a CSV, vydané faktury ve formátu Pohoda XML), PDF všech dokladů včetně dřívějších verzí opravených dokladů a nahranými přílohami. Vynechány jsou tajné údaje (otisky API klíčů, přístupy k napojeným službám, tajemství webhooků, tokeny pozvánek). Připravuje se na pozadí a odkaz ke stažení ti přijde e-mailem, platí 7 dnů; soubor s exportem po tu dobu leží v privátním úložišti a poté se smaže.
• Smazání účtu: web: Uživatelský účet → Nebezpečná zóna → Smazat účet; mobilní aplikace: Více → Uživatelský účet → Smazat účet (postup je i na stránce Smazání účtu). Když účet smažeš, aplikace u firem, kde jsi jediným členem, nejdřív sama připraví závěrečný export a pošle ti odkaz e-mailem; funguje bez přihlášení a platí do dne trvalého smazání. Přístup do účtu se hned uzamkne. Placené předplatné ve Stripe zrušíme okamžitě bez vrácení zaplaceného období (nepodaří-li se ho zrušit, účet se nesmaže); předplatné z App Store nebo Google Play zruš sám v obchodě, smazání účtu je neruší.
• Trvalé smazání po 30 dnech: po smazání účtu data ještě 30 dnů držíme (pro případ omylu; napiš nám během této doby na info@zafakturujto.cz a pokud to bude technicky možné, data ti zpřístupníme) a poté je trvale smažeme, včetně souborů v úložišti a všech jejich verzí. Kdyby odkaz na závěrečný export ještě platil, smazání odložíme nejvýš o 14 dnů. Kdyby se závěrečný export nepodařilo připravit nebo odeslat, data firmy uchováme jen do doby, než ti export předáme jinak (například ručně e-mailem), a pak je smažeme. Kopie v zálohách databáze zaniknou nejpozději do dalších 30 dnů (oddíl 6).
• Co po smazání zůstane (jen to, co musíme nebo smíme ponechat):

• Firma s více členy: pokud jsi jediným vlastníkem firmy s dalšími členy, účet nesmažeme, dokud nepřevedeš vlastnictví nebo neodebereš členy. U firem, kde nejsi jediný vlastník, se jen odebere tvoje členství a data firmy zůstanou ostatním.
• Archivace dokladů: za archivaci dokladů, které si ve službě vytvoříš, odpovídáš ty (daňové doklady 10 let, účetní záznamy podle zákona). Po trvalém smazání je už neobnovíme, proto využij export.

Některé údaje zpracováváme, aniž jsme je získali přímo od osoby, které se týkají:

• Veřejné rejstříky (ARES). Když v aplikaci zadáš IČO, předvyplníme z veřejného rejstříku ekonomických subjektů ARES (Ministerstvo financí), u slovenských firem z registru právnických osob RPO (Štatistický úrad Slovenskej republiky), název, adresu, DIČ, právní formu a údaje o zápisu. Do rejstříku posíláme jen IČO. U podnikajících fyzických osob jde o osobní údaje. Jsou veřejně dostupné a ukládáme je jen do záznamu (tvé firmy, odběratele, dodavatele), do kterého je uživatel zadal, po dobu existence tohoto záznamu.
• Údaje o odběratelích, dodavatelích a kontaktních osobách zadávají do služby naši uživatelé. Pro ně jsme zpracovatelem a informační povinnost podle čl. 13 a 14 plní uživatel jako správce. Jsi-li takovou osobou, najdeš identifikaci uživatele na dokladu, který ti vystavil, a obrátit se můžeš na něj. Když napíšeš nám, tvou žádost mu předáme (čl. 28 odst. 3 písm. e) GDPR) a odpovíme ti, komu jsme ji předali.
• E-mail pozvaného člena týmu jsme získali od uživatele, který ho pozval (oddíl 3.2). Pozvánku lze ignorovat; jinak e-mail neslouží k jiným účelům.
• Údaje z importu (Fakturoid, iDoklad, soubor) načítáme z tvého účtu u těchto služeb na tvůj pokyn. Přístupové klíče k nim ukládáme zašifrované (AES-256-GCM) a jen do odpojení napojení.
• Stav plateb nám sděluje Stripe, resp. v mobilní aplikaci RevenueCat, Apple a Google.

Kategorie údajů: identifikační a kontaktní údaje, údaje o firmě a na dokladech. Zdroj je v každém případě uveden výše. Tuto informaci poskytujeme tímto dokumentem nejpozději do jednoho měsíce od získání údajů (čl. 14 odst. 3 písm. a) GDPR).

Neprovádíme žádné automatizované rozhodování ani profilování, které by mělo právní nebo obdobně významné účinky na tebe (čl. 22 GDPR). Čtení dokladů umělou inteligencí (oddíl 3.14) jen předvyplňuje formulář a výsledek vždy kontroluješ ty.

Ve vztahu k údajům, u kterých jsme správcem, máš právo:

• na přístup k údajům a jejich kopii (čl. 15),
• na opravu nepřesných údajů (čl. 16),
• na výmaz (čl. 17), pokud netrvá zákonný důvod pro zpracování; u účtu využij smazání účtu (oddíl 7),
• na omezení zpracování (čl. 18),
• na přenositelnost údajů (čl. 20): stačí export dat (oddíl 7),
• vznést námitku proti zpracování z oprávněného zájmu (čl. 21 odst. 1); zpracování pak ukončíme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody,
• vznést kdykoli námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu (čl. 21 odst. 2 a 3); zpracování pro tento účel pak okamžitě ukončíme. Prakticky stačí odhlášení z e-mailů nebo odvolání souhlasu,
• odvolat souhlas (čl. 7 odst. 3), kdykoli a stejně snadno, jak byl udělen. Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před ním. Cookies a měření webu: „Nastavení soukromí“ v patičce; e-maily: nastavení účtu nebo odkaz v e-mailu; měření v mobilní aplikaci: Více → Uživatelský účet → Soukromí a analytika.

Jak práva uplatnit: e-mailem na info@zafakturujto.cz. Můžeme tě požádat o ověření totožnosti. Odpovíme do jednoho měsíce, v odůvodněných případech lze lhůtu prodloužit o dva měsíce (čl. 12 odst. 3). Vyřízení je bezplatné.

Stížnost: máš právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (čl. 51 GDPR, zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Poskytnutí údajů: údaje uvedené jako povinné při registraci (e-mail, heslo, jméno, příjmení, údaje o firmě) a potvrzení podmínek, zásad a prohlášení o podnikání potřebujeme k uzavření a plnění smlouvy; bez nich ti službu nemůžeme poskytnout. Souhlasy (cookies, měření v mobilní aplikaci, e-maily) jsou dobrovolné a jejich odmítnutí nemá vliv na používání služby. Odpověď na otázku, odkud ses o nás dozvěděl(a), je dobrovolná.

Údaje chráníme technickými a organizačními opatřeními, mimo jiné:

• šifrovaným přenosem (HTTPS/TLS), šifrováním databáze a úložiště souborů v klidu, vynuceným šifrovaným spojením s databází,
• řízením přístupů a rolí, oddělením dat jednotlivých firem,
• přihlášením přes Amazon Cognito, volitelným dvoufaktorovým ověřením (doporučujeme zapnout), tokeny v cookies s příznakem HttpOnly,
• šifrováním přístupových klíčů k iDokladu a Fakturoidu (AES-256-GCM), ukládáním API klíčů jen v podobě otisku,
• zálohami (oddíl 6) a omezením přístupu zaměstnanců a poskytovatelů jen na nutné případy,
• pravidelnými aktualizacemi.

Loga a podpisy, které nahraješ pro hlavičku dokladů, jsou dostupné přes odkaz, který zná jen ten, kdo má doklad s logem nebo podpisem, a nejsou chráněné přihlášením; zobrazují se totiž na dokladech, které odesíláš. PDF vydaných dokladů, originály přijatých faktur, nabídky a prodejky jsou dostupné jen přes ověřený přístup.

Žádné zabezpečení není absolutní. Při porušení zabezpečení, které by pro tebe znamenalo riziko, postupujeme podle čl. 33 a 34 GDPR: ohlásíme to Úřadu pro ochranu osobních údajů do 72 hodin a tobě, pokud je to potřeba, bez zbytečného odkladu. U dat, která do služby vkládáš, ohlásíme porušení tobě jako správci (zpracovatelská smlouva) bez zbytečného odkladu a nejpozději do 48 hodin od zjištění.

Používání souborů cookies, úložiště v prohlížeči a podobných technologií na webu a v aplikaci, jejich seznam a doby platnosti popisují zásady cookies. Nezbytné cookies ukládáme bez souhlasu, analytické pouze po tvém souhlasu.

Zásady můžeme měnit. O podstatné změně tě informujeme e-mailem nebo v aplikaci nejméně 30 dnů předem, stejně jako u obchodních podmínek (u změn, které jsou výhradně ve tvůj prospěch, může být lhůta kratší). Dřívější znění uchováváme a na požádání ti ho pošleme e-mailem.

Toto znění nahrazuje znění účinné od 5. 10. 2026. Je to informativní revize: upřesňuje popis zpracování ve prospěch uživatelů a nové potvrzení zásad nevyžaduje od nikoho, kdo už potvrdil znění z 5. 10. 2026. O revizi informujeme zveřejněním oznámení o změnách. Hlavní změny oproti znění z 5. 10. 2026:

• oddíl 7: když se závěrečný export při smazání účtu nepodaří připravit nebo odeslat, data firmy uchováme, dokud ti export nepředáme jinak (například ručně e-mailem); dosud se smazání odkládalo nejvýš o 14 dnů,
• Microsoft Clarity je mezi zpracovateli uveden i pro měření používání v mobilní aplikaci (oddíl 4),
• v mobilní aplikaci se soubor ke čtení umělou inteligencí odešle hned po vyfocení nebo výběru (oddíl 3.14),
• z údajů o účtu jsme vypustili zmínku o profilovém obrázku, aplikace ho nesbírá (oddíl 3.1).

Znění účinné od 5. 10. 2026 nahradilo znění účinné od 2. 10. 2026. Novým uživatelům platilo od 5. 10. 2026, stávajícím platí od 21. 10. 2026; o změně stávající uživatele informujeme e-mailem a v aplikaci nejméně 14 dnů předem. Hlavní změny oproti znění z 2. 10. 2026:

• přibyly oddíly o informacích podle čl. 14 GDPR, o automatizovaném rozhodování, o zálohách a verzích souborů a přehled toho, co po smazání účtu zůstane,
• doplnili jsme záznam o přijetí podmínek, zásad a prohlášení o podnikání (včetně IP adresy) a dobu jeho uchování 3 roky po smazání účtu,
• popsali jsme export dat a smazání účtu včetně závěrečného exportu a zrušení předplatného,
• u každého příjemce je uvedena role, země a mechanismus předání; přibylo Expo (aktualizace mobilní aplikace), upřesněno, že od Googlu používáme jen Google Analytics,
• doplnili jsme doby uchování u záznamů o činnosti, technických logů, záloh, verzí souborů a otisku e-mailu u zkušební doby,
• zpracovatelská smlouva je nově článkem 16 obchodních podmínek.